社員同士の交流、他部署との情報交換、表彰式、歓迎会、周年記念パーティ。
年に何度かの頻度で、社内イベントの開催を検討する企業も多くあります。
今回は、イベント会社の企画担当である私が、『社内イベントをいつもよりちょっと豪華に』
する為にどのような選択肢があるのかを解説していきます。
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会場選びの選択肢
大多数の企業では、自社の倉庫や会議室など、敷地内のスペースを活用してイベントを催すことが多いようです。
単純に費用が抑えられますし、普段から通勤している人が多いのでアクセスを考えなくて良いといったメリットが有ります。
会場選びに時間を割く事も無いので、日々の業務が圧迫される事も無く、良い事尽くしと言えます。
もちろん、敷地を利用した社内イベントも候補に入りますが、今回は『ちょっと豪華な』と銘打ってしまっている以上、それ以外の選択肢を紹介する事とします。
以外と知られていないホテル宴会場
日本全国には、『宴会場』付きのホテルが数多く存在します。
2022年現在、ビジネスホテルが約9000件、旅館が約1万4000件、シティホテル約1200件、リゾートホテル約1700件が稼働していますが、
このうちシティホテルやリゾートホテルの大半が『宴会場』を併設しています。
ホテル宴会場の良いところは、「インフラ」にあります。
本来、「宿泊施設」「飲食店」としての役割を果たすホテルは、社内イベントに必要なインフラがほぼ揃っています。
他との違いが最も顕著なのは「食事」の分野です。
多くのホテル宴会場では、「宴会料理専門」のキッチンが存在しており、宴会用の出来立て料理をブッフェ形式やコース形式で提供してくれます。
また、音響や照明、映像などのコンテンツも、専門の業者が常駐している事が多く全てお任せできるところもメリットのひとつと言えます。
自社の敷地以外でちょっと豪華な社内イベントがしたい場合、真っ先に候補に上がるのがホテル宴会場でしょう。
食事に重きを置かなければカンファレンスも
カンファレンスルームは、首都圏を中心に数多く展開されています。
特に都心に近ければ住友不動産ベルサールなどが候補に上がります。
そもそも「カンファレンス」とは「会議」という意味で、「カンファレンスルーム」は文字通り「会議室」を指します。
会議や大規模な打ち合わせの時に利用する貸し会議室といったイメージが一般的ですが、場所によってはイベントホールを併設している事もあり、宴会場としての利用も可能です。
ホテル宴会場との大きな違いは、ほとんどの場合料理の提供が「ケータリング」に限られてしまうところです。
逆にホテルに比べて費用も抑えられ、必要なインフラも揃っている事がメリットと言えます。
ひとつの施設内に部屋数が多く、パテーション（仕切り）によって部屋のサイズが変えられたりとフレキシブルに対応してくれるので、予算と人数にあったバリエーションを提供してくれます。
「ホテルに割くほどの予算は無いけど、豪華な社内イベントが開催したい」といった場合の第一候補となります。
カジュアルなイベントなら屋外もアリ
ホテル、カンファレンスはどちらかと言えばフォーマルな雰囲気かもしれません。
よりカジュアルに、ただ「楽しみたい」だけの社内イベントであれば、屋外も選択肢に入ります。
メジャーなところで言えば「キャンプ」や「BBQ」などのアウトドアイベントがおすすめです。
特に社内勤務の従業員やIT関係などの普段外に出ない職種は非日常の空間でコミュニケーションを深める良い機会となるのではないでしょうか。
費用的にもこの中では一番抑えられそうです。
デメリットとしてはなんといっても「天候に左右されやすい」ところにあります。
せっかく忙しい仕事の時間に都合をつけて予定を合わせたのにも関わらず、雨が降っただけで中止になってしまうのはもったいないですよね。
屋外のイベントを企画する際は、「予備日を設定する」「代替案を考えておく」といったリスクヘッジが必須となります。
JointKinemaは屋外映画上映会の設営、運営サービスで社内の福利厚生としても利用されています。
装飾を加える
会場選びについて解説しましたが、「もっと煌びやかな社内イベントがしたい」といった場合は装飾に注力する事を検討しましょう。
例えば、会場にジョーゼットを吊るすだけでも雰囲気に大きな差がでます。
ステージの頭上には、看板も用意すると良いでしょう。
バックパネルやイントレを組み合わせる事でより視覚的に印象に残るイベントとする事ができます。
会場を予約した後に、装飾はイベント業者に個別で発注するのも経費の節約になります。
ゲストを呼ぶ
予算に余裕があれば、芸能人やパフォーマーなどのゲストを呼ぶ事もできます。
金額の相場はまちまちですが、旬な有名人やパフォーマーを呼ぶ事で、イベントの空気感を一気に変える事ができます。
ファミリーで参加するような社内イベントでは特にその効果を発揮する事ができるのでおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
社内イベントはなるべく予算をかけずに開催したいという意見も多い一方、福利厚生の一環や社外へのアピールとして大々的に派手なイベントとする企業も少なくありません。
昨今はコロナ禍の影響もあり社内でのイベントを控えがちな傾向にありますが、リモートワークなどが普及しつつある現代において社内コミュニケーションを図る意味でも、少し豪華で印象に残るイベントを企画してみてはいかがでしょうか。
