社内イベントの担当に選ばれたらするべきこと

企業の周年イベントや定期報告会など、会社のイベント担当に選ばれた際に

「何から準備すれば良いの？」「どこまで自分でやれば良いの？」「場所は？」「準備するものは？」

と疑問に思った経験がある方も少なく無いはず。

今回は、社内イベントの担当に選ばれたらするべき事

と題して、自分がイベントの担当に選ばれた時にどのような手順で進めていけば良いのかを解説していきます。

社内イベントの目的を見定める

ひとくちに社内イベントといってもその目的は様々です。

●社員の交流が目的の飲み会

●納会

●半期報告会

●株主総会

●地域交流（別記事にて解説）

社内イベントの目的に応じて最適な会場や開催日時が異なってきますので、まずはイベントの目的をきちんと理解しましょう。

日時を決める

イベント開催の日時を決めます。

この項目に関しては、企業のスケジュールやイベント開催の目的などで最適な日付の設定が変わってきます。

担当者が会社に籍を置いて間もない場合や、日時の設定の判断が難しい場合は、担当上司か周りの人間に相談してから日時を決定しましょう。

場合よっては各種キャンセル料などが発生するような事態に発展しかねませんので要注意です。

社員交流が目的の場合などは休日の前日、夕方〜。

株主総会や売り上げの報告会など、業務に直接関わるイベントは平日の昼間〜となるケースが一般的です。

開催場所を決める

クオリティー重視の場合　　　

特別感のある演出と高級感、非日常感をお求めであればホテルの宴会場をおすすめします。

以外と知られていませんが、ホテルの宴会場は、飲食もオプションできるうえに音響や照明などのインフラも整っている為、イベントの知識が無い担当者の方でも手厚いサポートが約束されています。

さらに、宴会場のあるホテルであればお抱えのイベント業者が入っている事が多いので、「いつもより少し派手な演出にしたい」「装飾を多めにして目立つイベントがしたい」といった場合でも柔軟に対応してもらえます。

料金は、ホテルのブランドや会場のキャパによって変わってきますがカンファレンスルームなどを貸し切るよりも予算が高めです。

価格の幅が大きいので、後のトラブルに繋がらぬよう早めに見積もりをとっておきましょう。

費用を最小限に抑えたい場合　　　

費用を最小限に抑えるには、自社の会議室やイベントホールなどを抑えるか、シンプルに居酒屋などを席予約するのが良いでしょう。

余興やムービーなどを盛り込みたい場合は、「結婚式の二次会」などで使用される飲食店などであれば比較的設備も整っていて、価格を抑えられる場合が多いです。

大手グルメサイトのぐるなびは、二次会の会場に特化したサイトも運営しているので、会場選びに困った方は参考にしてみてください。

価格帯は、¥4,000~¥10,000くらいが相場ですが、装飾に凝りたい場合などはイベント業者に依頼する事をおすすめ致します。

費用を抑えつつフォーマルなイベントの場合　　　

<ホテルの宴会場を予約するほどではないけど、きちんと形式的なイベントを催したい場合もあります。

そんな時はカンファレンスルームをおすすめします。

住友不動産ベルサールでは、首都圏を中心に数多くのカンファレンスルームを展開しています。

基本的にアクセスの良い駅の近くに点在していますので、他企業やゲストを招く際などにも重宝されます。

場所やキャパの選択肢も豊富ですので、会場選びに困る事も少ないのではないでしょうか。

自分で準備できる物

さて、日時と場所が決まったらいよいよ本格的に準備が始まります。

社内イベントは言わずもがな会社の予算で行う物ですので、費用を抑えるに越した事はありません。

まずは、自分（社内）で準備ができる物がないか考えましょう。

例えば、映像を使ったプレゼンや余興を考えている場合、業者に頼もうとすると数万円〜数十万円の費用がかかってしまいます。

自分で準備できるようなスキルがあるのであれば、多少時間をかけてでも準備ができるかもしれません。

司会や進行なども、経験がある人物が社内にいれば、大幅に費用が削減できる可能性があります。

逆に、会場の装飾や音響照明など、特別な知識や技術が必要な分野であれば、考えるより業者に頼む方が良いでしょう。

見積もりをとってみて予算と合わなければ、社内で補填できそうな部分だけ自分達で用意するというのも選択肢のひとつです。

業者にお願いする物（裏技アリ）

ホテルやカンファレンス、イベントホールは基本的に必要な物品は揃っています。

テーブルや椅子、ステージやスクリーンなどは会場に頼めば準備してくれると考えて良いでしょう。

しかし備え付けてある物が自分のイメージ通りという保証もありません。

実際に下見をしに行ってイメージと違うものがあれば、レンタルサービスやイベント業者に頼むというのも手です。

全て人任せにする裏技　　

ここまでの手順を全て人任せにすることもできます。

それは、開催場所の選定や装飾などを全てイベント業者に一任してしまう事です。

打ち合わせやメールのやり取りはもちろん必須ですが、多くの会場を知っている上に装飾やレンタル物品の相談まで可能ですので、担当者の負担が大きく軽減されます。

初めてイベントの担当に選ばれた方や、業務が忙しくて手が回らない担当者などは、一度イベント業者に相談してみてはいかがでしょうか。

スケジュールを組む（歓談が重要）

物品の準備ができたら、スケジュールを調整しましょう。

日時と場所は決まっているので、会場を押さえた時間内に収まるようにスケジュールを組みます。

おそらく2時間〜3時間が一般的かと思いますので、無理のない範囲で時間設定を行いましょう。

後述しますが「歓談の時間」を20分程度、2~3回入れるようにしましょう。

後から後悔しないよう、スムーズな進行をする為に重要なコンテンツとなってきます。

※それぞれのイベント毎に必要なスケジュールのテンプレートについては、今後記事にしていきますので今しばらくおまちください。

開催する

実際に開催されたら、あとはスケジュール通りに進めていきます。

イベントあるあるですが、基本的にスケジュール通りには進まない事がほとんどです。

「挨拶が長引いてしまった」「ゲームの進行が思ったように進まなかった」

など、ピッタリ時間通りに進行する事は稀と言えます。

しかし会場の貸し出し時間は決まっているので、時間通りに終わらせなくてはなりません。

そんな時は「歓談」の部分で時間を調整する事をおすすめします。

20分程度の歓談を2~3回、スケジュールに組み込む事で、多少のズレや遅れは解消する事ができます。

歓談の時間を「15分」や「10分」に変更することで、臨機応変な対応が可能となります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

イベントの担当に選ばれたら、慌てずにまずは自分のやるべきことを確認しましょう。

まとめると、

1. まずは目的を見定める
2. TPOに合わせた時間と場所選び
3. 経費を抑えるには自分で準備する
4. イベント業者に頼むと楽で負担が減る
5. <「歓談」を組み込む事がスムーズな運営につながる

です。

初めてのイベント運営や、過去にイベントで失敗した経験のある方は、イベント業者に委託されるのが最も効率が良いかと思います。

会社の予算や業務の状況によって、臨機応変な対応が必要となってくるイベントだからこそ、準備にどれだけの労力と時間が裂けるのか、まずは考える事が重要です。